Fertigungsunternehmen aller Größen und Branchen müssen an vielen Stellschrauben drehen, um ihren Erlös zu steigern und international konkurrenzfähig zu bleiben. Doch die Gewinnmargen sind eng, die Umsatzrendite beträgt oft nur zwei bis drei Prozent – und das bei hohem Wettbewerbs- und Kostendruck. Obendrein schießen, bedingt durch die Coronapandemie und den Krieg in der Ukraine, die Preise für Energie, Rohstoffe und Bauteile durch die Decke, und die Lieferketten werden volatiler und sind neu auszurichten.
Produktkosten genau kalkulieren, fundiert entscheiden
Das alles verstärkt den Druck auf die Kosten. Deshalb müssen die produzierenden Unternehmen ihre Selbstkosten im Blick haben. Ein proaktives und effizientes Kostenmanagement ist dafür auf lange Sicht der erfolgversprechendste Weg.
Dessen Fundament bildet eine exakte Ermittlung der Produktkosten, die sowohl die entwicklungsbegleitende als auch die Herstellkosten- und die Angebotskalkulation berücksichtigt/beinhaltet. Je genauer die Kalkulation ist, desto fundiertere Entscheidungsgrundlagen liefert sie, um das Unternehmen vorausschauend zu steuern.
Die Berechnung der Kosten für ein neues Produkt oder eine neue Produktvariante gestaltet sich oft sehr komplex, vor allem wenn für eine Maschine Tausende oder gar Zehntausende Einzelteile zu kalkulieren sind.
Die Nachteile einer Kalkulation außerhalb von SAP
Die von vielen Fertigungsunternehmen eingesetzten ERP-Lösungen von SAP, SAP ERP bzw. SAP S/4HANA, unterstützen die Kalkulation neuer oder kundenindividueller Produkte mit ihren Standardfunktionen jedoch nur unzureichend. Zum Beispiel können Materialien oder Werkstoffe, für die noch keine Stammdaten in der Software hinterlegt sind, schlicht nicht kalkuliert werden. Unter anderem deshalb wird die Kalkulation in vielen Unternehmen außerhalb der SAP-Landschaft durchgeführt, entweder in Microsoft Excel oder in der Software eines Spezialanbieters.
Das bringt jedoch deutliche Nachteile mit sich:
- eine dezentrale und redundante Datenhaltung
- die Notwendigkeit, Kalkulationsdaten hin- und herzukopieren bzw. laufend mit SAP abzugleichen
- mangelhafte Aktualität der Daten
- eingeschränkte Transparenz
- fehlende Möglichkeit, Ad-hoc-Kalkulationen durchzuführen
Die negativen Folgen sind bekannt: Bei einer dynamischen Entwicklung von Faktorkosten wie Rohstoffpreisen und Tarifen, kurzfristigen Veränderungen des Zinsniveaus oder verstärkten Schwankungen der Wechselkurse lässt sich die Kalkulation nur mit erheblichem Zeitverzug an die aktuelle Situation anpassen. Nicht selten ist die neue Berechnung zum Zeitpunkt ihrer Fertigstellung schon wieder überholt und hinkt der aktuellen Kostensituation erneut hinterher. Das und die Tatsache, dass die Gefahr von Fehlern durch eine dezentral in mehreren Tools und mit redundanten Daten durchgeführte Berechnung steigt, beeinträchtigt auch die Genauigkeit der Unternehmensplanung.
Vorteile und Nutzen der SAP-integrierten Kalkulation
Für Unternehmen, die SAP ERP beziehungsweise SAP S/4HANA einsetzen, bietet sich eine deutlich effizientere Alternative für ihre Produktkostenkalkulation an: die Zusammenführung aller für die Kalkulation erforderlichen Daten in einem Add-on wie dem ORBIS Product Cost Calculator, das sich vollständig und releasesicher in die vorhandene SAP-Software integriert und reibungslos mit ihr zusammenarbeitet. Der Nutzen liegt auf der Hand:
1. Kalkulationen können einheitlich, exakt und schnell erstellt werden
Jede neue Kalkulation wird komplett IT-gestützt durchgeführt, einheitlich und auf einer homogenen Datenbasis. Das vereinfacht die Arbeit für alle Anwender spürbar. Durch den direkten Onlinezugriff auf aktuelle Material- und Rohstoffpreise, Tarife, Gemeinkostensätze und Wechselkurse sowie auf Vertriebskonditionen und Controllingobjekte in der SAP-Software lassen sich Kalkulationen exakt und schnell erstellen.
2. Anpassungen können schnell durchgeführt werden und sind nachvollziehbar
Da das Add-on automatisch mit den aktuellen Informationen aus der SAP-Software arbeitet, lässt sich jede auf diese Weise angefertigte Kalkulation zügig anpassen und auf den neuesten Stand bringen. Nachdem jede Version in SAP abgelegt wird, können Änderungen oder Abweichungen im Zuge eines Kalkulationsvergleichs bis auf die Ebene von Einzelpositionen nachvollzogen werden.
3. Bereichsübergreifende Zusammenarbeit verbessert sich
Der Einsatz des Add-ons verbessert darüber hinaus die Zusammenarbeit der beteiligten Bereiche (Entwicklung, Kalkulationsabteilung, Fertigung, Controlling, Vertrieb, Einkauf und Arbeitsvorbereitung). Die gepflegten bzw. eingegebenen Informationen stehen umgehend für Nachfolgeprozesse zur Verfügung, sei es im Vertrieb, im Einkauf oder in der Arbeitsvorbereitung.
Kalkulationen mit und ohne Stammdaten erstellen
Weitere Pluspunkte des Add-ons: Berechnungen können mit geringem Aufwand unterjährig angepasst werden und Ad-hoc-Kalkulationen lassen sich mit und ohne Stammdaten durchführen. Gerade im Zuge der Produktentwicklung oder im Engineer-to-order-Prozess ist die Kalkulation ohne Stammdaten ein kritischer Aspekt. Einen weiteren, unschätzbaren Vorteil stellt die Möglichkeit dar, neue Materialien oder Werkstoffe, für die noch keine Stammdaten in SAP existieren, als temporäre Materialien mit Schätzpreis oder angefragtem Preis anzulegen. Selbstverständlich ist es auch möglich, die temporären Materialien und -Baugruppen bei der Auftragserteilung direkt als neue SAP-Stammdaten zu generieren.
SAP-SD-Angebote direkt erzeugen
Aus dem Add-on heraus besteht die Möglichkeit, aus einer Angebotskalkulation mit mehreren Mengenstaffeln SAP SD-Angebote für die einzelnen Versionen zu erzeugen und die im Rahmen der Angebotskalkulation erstellten Stücklisten und Arbeitspläne per Knopfdruck als Stammdaten in SAP anzulegen.
Zum Abschluss sei erwähnt, dass sich die Zusatzlösung auch flexibel und SAP-konform um zusätzliche Funktionen und Oberflächen erweitern und an individuelle Kalkulationsanforderungen anpassen lässt.
Mit dem ORBIS PCC, der sich nahtlos in unser SAP-System einfügt, berechnen wir Produktkosten über alle Standorte und die interne Wertschöpfungskette hinweg schnell und exakt, identifizieren Kostentreiber sofort und optimieren sie zeitnah und erstellen Angebote zügig.
Fabian Döring, Internationaler Kalkulator im Bereich Finanzen & Controlling, HÜBNER Group
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