Durch den Einsatz moderner KI-basierter Technologien wie Microsoft Copilot 365 befindet sich der Digital Workplace und die dazugehörige Arbeitskultur im Wandel. Der Einsatz von KI-Lösungen führt nachhaltig zu tiefgründigen strukturellen Veränderungen der Arbeitsweisen der Mitarbeitenden und der Arbeitskultur. Ziel ist es, die Flexibilität der Arbeitsweise, die Produktivität der Mitarbeitenden, sowie die internationale Zusammenarbeit und Kollaborationen zu optimieren.
Verschiedene KI-Tools in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen unterstützen die Mitarbeitenden bei der Ausübung ihrer Tätigkeit, sparen Zeit ein und reduzieren Fehlerquoten bei Aufgaben. Ob Chatbots im Kundenservice oder im Bewerberportal eines Unternehmens, automatisierte Prozesse oder Informationsquellen zur Ideenfindung – KI-Anwendungen bieten vielseitige Einsatzmöglichkeiten zur Unterstützung des Arbeitsalltags der User.
Doch welche Anforderungen und Herausforderungen entstehen für die Nutzenden und die Organisation, wenn nicht nur die positiven und entlastenden Aspekte einer KI-Einführung betrachtet werden?
4 grundlegende Herausforderungen bei der Implementierung von KI-Tools:
- Die Schnelllebigkeit und Komplexität der Technologien führen oftmals zu Überforderungen der Nutzenden.
- Der Wissensmangel über Funktionen und Grenzen des KI-Tools fördert Unsicherheiten bei den Mitarbeitenden.
- Eine mangelnde Strategie zum Einsatz und Umgang der neuen Technologie führt zu Widerstand und Ablehnung bei den Kollegen.
- Ungewissheit über rechtliche Risiken, Konsequenzen und Datensicherheit bei der Nutzung von KI-Tools im Unternehmenskontext, erhöht die Unsicherheit in der Anwendung.
Die genannten Aspekte begünstigen die Skepsis der Nutzenden und führen dazu, dass die KI-Tools langfristig nicht richtig angewendet oder in Arbeitsabläufe integriert werden. Wird dies nicht berücksichtigt, stellen die Herausforderungen ein Risiko für die Realisierung der KI-Einführung dar.
Wie diese Hürden durch ein strukturiertes Change Management überwunden werden können und die Einführung erfolgreich wird, erfahren Sie im Laufe des Beitrags.
Aufbruch in den neuen Digital Workplace – Copilot im Einsatz mit Microsoft 365 Produkten
Die Implementierung des KI-Tools Microsoft 365 Copilot bietet Ihnen eine geeignete Lösung, um den Digital Workplace weiterzuentwickeln und Arbeitsprozesse innerhalb Ihrer Microsoft 365 Umgebung zu verbessern. Copilot ist dabei direkt in verschiedenen Microsoft-Anwendungen integriert und unterstützt Sie bei der Datenverarbeitung und Vereinfachung von Aufgaben. Durch Eingabeaufforderungen der Anwendenden, auch „Prompts“ genannt, generiert Copilot Informationen und Antworten entsprechend Ihrer zuvor getätigten Anfragen.
Die erstellten Inhalte sollen im Kontext mit Microsoft 365 Programmen Zeit und Ressourcen einsparen. Aber wo genau unterstützt Copilot Sie in Ihrer Arbeit? Von hilfreichen Prompts zur Terminfindung, Filterung von Mails, bis hin zur Zusammenfassung oder einer Analyse von Meetings- oder Unternehmensdaten, bietet das KI-gestützte Tool eine Vielzahl an Optionen, die Sie in den unterschiedlichsten Unternehmensbereichen anwenden und ausprobieren können. Copilot liefert den Usern beispielsweise Hintergrundinformationen zu Kunden- und Projektarbeit ohne aktive Eigenrecherche und vereinfacht die Daten aus der Organisation in ihrer Verständlichkeit und visuellen Darstellung.
Die Weiterentwicklung des Digital Workplace durch Copilot hat einen großen Einfluss auf die Veränderung der Arbeitskultur. Durch den Einsatz der KI-Tools wird Zeit eingespart, die vorher noch in die Abarbeitung von einfachen routinierten Aufgaben investiert wurde. Der Fokus der Arbeit wird neu ausgerichtet und auf strategische und kreative Tätigkeiten gelenkt. Die gewonnen Freiräume lassen eine Neustrukturierung der Rollen und des eigenen Tätigkeitsbereiches zu. Operative Tätigkeiten können reduziert und der Fokus kann auf innovative, ideenfördernde Aufgaben und Projekte gerichtet werden. Dies ermöglicht eine zunehmende Flexibilität der Mitarbeitenden.
Wie bei jedem technologischen Wandel ist es wichtig zu beachten, dass die alleinige Bereitstellung der Tools keineswegs ausreicht, um die volle Nutzung zu gewährleisten.
Die KI-Einführung strukturiert mit Change Management begleiten
Wird den Mitarbeitenden lediglich die Technologie zur Verfügung gestellt und ein ganzheitliches Change Management entfällt, bleiben die vielseitigen Anwendungsfelder von Microsoft 365 Copilot den Usern verborgen und das Potenzial der Arbeit mit dem KI-Tool wird nicht ausgeschöpft. Ohne durchdachtes Change Management bleibt langfristig der Projekterfolg aus.
Was ist nun ein geeigneter Change Ansatz für Copilot? Ein gutes Change Management kann als Bindeglied zur Vermittlung zwischen Mensch, Organisation und Technologie interpretiert werden. Verschiedene Dimensionen und Interessensgruppen werden berücksichtigt und in den Change Prozess integriert. Es stehen die folgenden Kernbereiche im Fokus:
- Die Bereitstellung der Technologie und Befähigung der Mitarbeitenden für die Anwendung des KI-Tools.
- Eine frühzeitige und transparente Kommunikation auch während des Veränderungsprozesses.
- Die Reduzierung von Ängsten, die Akzeptanz und Motivation der Kollegen im Kulturwandel muss gefördert werden.
Die Prozessbegleitung sollte von Anfang an erfolgen, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen, eine optimale Vorbereitung der Nutzenden zu gewährleisten und diese so gut es geht zu unterstützen. Das „Wollen“ der Mitarbeitenden spielt eine entscheidende Rolle, um eine nachhaltige und langfristige Nutzung der Technologie zu gewährleisten. Wird eine neue Technologie eingeführt oder ein Veränderungsprozess initialisiert, stößt dies bei den Kollegen nicht immer auf Begeisterung, sondern wird oftmals abgelehnt, wenn Ziel und Zweck nicht klar formuliert und kommuniziert sind. Die Notwendigkeit und Sinnhaftigkeit des Change müssen erkennbar sein. Widerstände und Bedenken der Mitarbeitenden sollten ernst genommen werden und können mit entsprechenden Change Management Maßnahmen reduziert werden. Wird das entsprechende Bewusstsein geschaffen, steigert dies die Motivation für die Veränderung und erhöht die bereichs- und hierarchieübergreifende Mitarbeiterbeteiligung bei der Umsetzung.
Durch die Auswirkungen des KI-Einsatzes und den damit verbundenen Herausforderungen, ist eine umfangreiche Change Begleitung empfehlenswert, um Ihre Kollegen für den Wandel zu befähigen und im Veränderungsprozess nicht zu verlieren. Durch eine entsprechende Prozessbegleitung wird die notwendige Basis für eine zukunftsorientierte Anwendung und Nutzung von Copilot geschaffen. Dadurch wird Ihr Copilot Projekt langfristig erfolgreich und die Vision und die Ziele im Unternehmen verankert.
Wandel mit Wirkung – konkrete Change Maßnahmen für eine nachhaltige KI-Einführung
Nach der Betrachtung, wieso Change Management bei der Einführung von Microsoft Copilot essenziell ist, erfahren Sie im Folgenden, welche Maßnahmen für den Launch der KI besonders geeignet sind.
Trainingsprogramme für den Copilot-Einsatz
Zunächst wird das Know-How der Anwendenden analysiert und entsprechende Change Maßnahmen ergriffen, um die User auf den gleichen Wissenstand zu bringen und den Wissensaufbau zu fördern. Entsprechend der Zielgruppe ist es sinnvoll, Trainingskonzepte zu entwickeln, die Grundlagen- und Expertenschulungen, Führungskräftetraining, oder Train-the-Trainer Kurse beinhalten, um die Nutzenden bestmöglich auf die Anwendung von Copilot vorzubereiten. Die unterschiedlichen Trainingslevel ermöglichen die Befähigung zur tiefgreifenden Prompt-Erstellung und den Aufbau von Expertenwissen bei Ihren Kollegen, sowie praxisnahe Anwendungsbeispiele in verschiedenen Microsoft 365 Programmen. Auch können die Fragen und Ängste der Mitarbeitenden zu beispielsweise allgemeinen Nutzungsrichtlinien und Datenschutzbestimmungen von Microsoft 365 Copilot geklärt werden. Das bewusste Wahrnehmen und der Umgang mit Ängsten ist im Change ein entscheidender Punkt für die optimale Mitarbeiterbegleitung.
Zudem können den Nutzenden auch außerhalb von Schulungen Infomaterialien bereitgestellt werden, welche zum Selbststudium dienen. Dies fördert vor allem das individuelle Lernen in eigener Geschwindigkeit und bietet Hilfestellung für die spätere Anwendung von Copilot.
Ein gut durchdachtes Trainingskonzept bereitet alle Personen optimal auf das neue Tool vor und nimmt die Unsicherheit in der Anwendung von Microsoft 365 Copilot.
Key User als Wissensmultiplikatoren für die Umsetzung von Microsoft 365 Copilot
Die Ausbildung von Key Usern ist eine häufig verwendete Maßnahme im Change Management. Diese sind ausgewählte Personen, die meist zuerst entsprechend für das gewählte KI-Tool geschult werden und anschließend als Ansprechpartner und Multiplikatoren für Kollegen zur Verfügung stehen. Die Key User werden projektbegleitend betreut, zum Beispiel in einer speziellen Community.
Wie der Name es beschreibt, haben Key User eine besondere Funktion im Veränderungsprozess. Diese tragen das erlangte Know-How in die Organisation und informieren die Kollegen über Neuerungen und Änderungen mit Microsoft 365 Copilot und geben Hilfestellungen in der Anwendung. Sie vermitteln eine realistische Einschätzung der Anwendung von Copilot in den unterschiedlichen Microsoft 365 Programmen. Je nach Unternehmensbereich und Nutzergruppe helfen sie, das Verständnis für den Einsatz der Technologie im Digital Workplace und die Vorteile für die individuelle Tätigkeit zu vermitteln. Dadurch können User für den Veränderungsprozess motiviert, Interesse geweckt und zum Testen der Technologie animiert werden.
Ein Microsoft 365 Copilot Promptathon als Best Practice
Es gibt verschiedene Change Maßnahmen, um die Einführung von KI-basierten Tools zu begleiten. Das Onboarding durch einen Promptathon ist ein effektives Format, um in einem interaktiven Event die Teilnehmenden für Microsoft 365 Copilot zu begeistern und die Kompetenzen zu steigern. Der Name setzt sich aus „Prompt“, also der Eingabeaufforderungen an Microsoft 365 Copilot, und „Marathon“ zusammen. Im Rahmen der Veranstaltung testen die Teilnehmenden in Teams das KI-Tool durch Bearbeitung von Aufgabestellungen.
Die Teilnehmenden werden im Rahmen der Veranstaltung über die KI-Einführung informiert und direkt zu Beginn integriert. Zusätzlich zur interaktiven Veranstaltung erhalten Ihre Kollegen vorab eine entsprechende Schulung, um bestmöglich vorbereitet zu sein. Die Veranstaltung wird in den Alltag der Nutzenden integriert und soll die nachhaltige Begeisterung und Anwendung von Microsoft 365 Copilot fördern. Die Durchführung des Promptathons ermöglicht Ihnen somit einen lockeren und spielerischen Einstieg in den Veränderungsprozess. Die positiven Assoziationen mit der Veranstaltung und dem KI-Thema soll hierdurch in Ihre Organisation getragen und verankert werden.
Kommunikation im Change Management
Eine transparente Kommunikation ist entscheidend, um die Nutzenden in den Prozess zu integrieren. Frühzeitig sollte die Strategie, die Vision und die Ziele des KI-Einsatzes hierarchieübergreifend kommuniziert werden. So können die Mitarbeitenden besser auf den Change vorbereitet werden und ein Verständnis dafür entwickeln. Die User müssen verstehen, warum der KI-Einsatz notwendig ist, warum die Veränderung zum aktuellen Zeitpunkt erfolgt und dass diese den Change nicht ohne entsprechende Unterstützung durchleben müssen.
Eine offene und kontinuierliche Kommunikation sollte durch den ganzen Prozess gewährleistet sein. Hierfür wird im Regelfall eine Kommunikationsstrategie mit entsprechendem Konzept entwickelt. Beispielsweise kann dies traditionell in Form von Mails, aber auch in Form von Newsletter, Intranet oder Landingpages erfolgen. Die Wahl des Mediums richtet sich nach den individuellen Bedürfnissen oder technischen Möglichkeiten Ihrer Organisation.
Auch sind die Gründung und Nutzung einer Community zu KI-Themen ein effektives Instrument, um die Mitarbeitenden auf dem Laufenden zu halten. Beispielsweise kann im Rahmen des Promptathon eine Community zur Eventkommunikation initialisiert werden, die nach der Veranstaltung weiterhin genutzt und lebendig gestaltet wird. Die Community kann zur Ankündigung von Workshops und Trainings, zum Austausch von Fachwissen zu KI-Themen oder für die Anwendung, sowie für Erfahrungsberichte mit Use Cases verwendet werden. Diese kann als Kommunikationsmittel, aber auch als virtueller Raum zur gegenseitigen Unterstützung und gegenseitige Hilfestellungen genutzt werden. Auch bietet die Integration von Q&A eine Möglichkeit, allgemeine oder häufig gestellte Fragen der Copilot User zu beantworten.
Weitere Betreuung im Prozess – Calls, Floor Walks oder ein Ideation Tool
Während der Einführungsprozesses von Microsoft 365 Copilot ist die Präsenz der Key User und richtigen Ansprechpartner relevant für die Motivation Ihrer Kollegen. So werden beispielsweise vor Ort die entsprechenden Copilot Experten durch „Floor Walks“ präsent sein, durch die Räumlichkeiten gehen und Fragen zu Copilot oder Use Cases beantworten. Alternativ kann dies in virtueller Form realisiert werden, beispielsweise durch Teams Meetings oder Calls.
In regelmäßigen Terminen können die Anwendenden die Gelegenheit nutzen, Fragen zu stellen, Erfahrungen auszutauschen und Use Cases vorzustellen. Zusätzlich bietet die Bereitstellung eines Ideation Tools eine attraktive Möglichkeit, Ideen zu Prompts oder Use Cases zu sammeln, die den Mitarbeitenden zur Verfügung stehen und zur Inspiration und Ideengenerierung dienen.
Es zeigt sich, im Change Management gibt es eine Vielzahl von Möglichkeiten, Mitarbeitende durch den Wandel zu begleiten. Welche Maßnahmen für Ihre Organisation geeignet sind, können dabei individuell ausgewählt werden. Wichtig bleibt jedoch: Die Mitarbeitenden im Prozess mitzunehmen, zu begleiten und auch zu beteiligen, ist essenziell für die Einführung von Tools wie Microsoft 365 Copilot.
Copilot ready – yes we are! Unser Change Management Einblick
Die Einführung von Microsoft 365 Copilot bietet enormes Potenzial, um den Digital Workplace zu optimieren. Die Arbeitskultur und die Arbeitsweise der Mitarbeitenden verändert sich zunehmend und ermöglicht Vorteile wie eine Steigerung der Produktivität, Prozessoptimierung, die Generierung neuer Möglichkeiten der Zusammenarbeit oder das Schaffen von kreativen Freiräumen.
Klar erkennbar ist: Die Ausschöpfung des vollen Potenzials an Möglichkeiten mit Copilot gelingt nur, wenn der Prozess durch ein strukturiertes Change Management begleitet wird. Eine Transformation des Digital Workplace und eine Integration von Copilot kann nur dann langfristig erfolgreich sein, wenn die User im Prozess nicht verloren gehen, entsprechend geschult werden und die Motivation gefördert wird.
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