Die täglichen Herausforderungen im Bewerbermanagement sind vielfältig. Trotz zunehmender Digitalisierung der Kernprozesse durch gängige Spezialsoftware, sind immer noch viele zeitintensive oder gar manuelle Prozesse in Unternehmen aufzufinden. Darunter fällt beispielsweise die Koordination relevanter Bewerberdaten, die stetige Kommunikation mit den Fachbereichen und den Bewerbenden sowie die Planung von Vorstellungsgesprächen.
Anhand eines anschaulichen Beispiels möchten wir Ihnen einen Einblick in die Erarbeitung einer digitalen, automatisierten Lösung ermöglichen, welche Ihre HR-Mitarbeitende bei der Koordination und Durchführung relevanter Aktivitäten des Bewerbermanagements unterstützt. Vom groben Prozess bis zur fertigen Lösung, die als Basis einer modernen, digitalen Organisation im Personalwesen dient, beleuchten wir dabei die relevanten Schritte hin zum Arbeitsergebnis.
In unserem Szenario hat das Unternehmen keine HR-Suite großer Softwareanbieter, sondern agiert über teilmanuelle Abläufe. Es besteht der Wunsch zur Digitalisierung und Standardisierung. Zudem sollen bestehende (etablierte) Anwendungen, wie z. B. Azure Entra ID oder Ticketsysteme der IT, optimaler eingesetzt und organisatorische Herausforderungen aufgedeckt werden.
Wie sieht die Prozessaufnahme im Bewerbermanagement aus?
Unsere Basis bildet der wahlweise remote oder vor Ort durchgeführte Process Scoping Workshop. Hier werden die individuellen Prozesse gemeinsam modelliert und näher betrachtet. Es gelten keine komplizierten Vorgaben zur (technischen) Abbildung von Abläufen, stattdessen ist die native Betrachtung der täglichen Arbeit und gemeinsame Diskussionen eine der wichtigsten Grundlagen, um Optimierungspotenziale sichtbar zu machen. Vorbereitende Maßnahmen wie eine Prozessbeobachtung oder die Sichtung von bestehenden Dokumentationen lassen sich dazu optimal integrieren, sind aber kein Muss. Explizites technisches Know-How ist keine Voraussetzung.
Die Moderation des Workshops orientiert sich dabei an einer groben Ablaufstruktur:
- Wir vermerken wichtige Rahmenbedingungen Ihres Prozessumfeldes.
- Die gemeinsame Prozessaufnahme bildet den Kern unserer Workshops.
- Wir notieren Abhängigkeiten, Schnittstellen und Besonderheiten Ihrer Prozesse.
- Wir identifizieren Ihre wiederkehrenden Herausforderungen.
- Wir diskutieren Ihre organisatorischen Herausforderungen.
Das erste Ergebnis des Workshops ist eine gemeinsam erarbeitete, visuelle Darstellung des konkreten Prozesses, wie in der folgenden Abbildung beispielhaft dargestellt:
Wie können wir uns die fertige Lösung besser vorstellen?
Prozesse und eine mögliche (Software-)Lösung können inhaltlich oft technisch sein, wirken praxisfern oder sind für viele Mitarbeitende zu abstrakt formuliert. Daher nutzen wir die visuelle Gestaltung ohne technische Umsetzung als Methodik und Konkretisierung der Anforderungen im Bewerbermanagement. Dies ist ein erster Schritt in Richtung der tatsächlichen Umsetzung durch die technischen Experten.
Als weiteres Ergebnis des gemeinsamen Workshops wird – neben der Prozessaufnahme, inkl. abschließender Dokumentation – folglich auch ein Prototyp für ein neues Bewerbermanagement entwickelt. Ein Beispiel in unserem Szenario des Bewerbermanagements sehen Sie in folgender Abbildung. Im ersten Teil der Abbildung sehen Sie eine Skizze der Benutzeroberfläche und im zweiten Teil das Konzept des dahinterliegenden Prozesses. An der Seite entdecken Sie Möglichkeiten zur Integration mit weiteren Systemen, wie SharePoint, Microsoft Teams, Outlook etc.
Wie sieht nun die clevere HR-Lösung inkl. bedarfsorientierter Automatisierung aus?
Nachdem der Prototyp erfolgreich getestet wurde, geht es anschließend in die konkrete Umsetzung. Diese ist im Kern durch eine zentrale Übersicht im Webbrowser, unterstützt durch Workflow-Automatisierung, charakterisiert und bildet die neue Basis des Bewerbermanagements. Der Einstieg in das System ist für die HR Mitarbeitenden einfach und unkompliziert gestaltet. Ausgewählte Funktionen des neuen Bewerbermanagements nachfolgend im kurzen Überblick.
Endbenutzer Cockpit als SharePoint Liste
Auf einen Blick sind die relevanten Informationen des Bewerbenden zugänglich. Grundlage dessen ist eine zugangsbeschränkte SharePoint Liste. In der Liste ist per Farbmarkierung und Status jederzeit der aktuelle Stand einer Bewerbung nachvollziehbar (s. Abbildung unten). Die absolut wichtigsten Informationen zu einer Bewerbung sind ebenfalls bereits hier sichtbar.
Detailansicht als digitales Formular mit Outlook Integration
Die Detailansicht zu einer Bewerbung ist über eine Verlinkung aus der Liste heraus schnell zu erreichen. Entlang sämtlicher Prozessschritte wird hier die Kommunikation durch Einbindung von Outlook zum Mailversand unterstützt. Vorformulierte Mails zur Kontaktaufnahme oder Nachforderung weiterer Dokumente können direkt aus der Maske aufgerufen werden, ohne Outlook als Anwendung im Gesamten öffnen zu müssen:
Weitere Integrationen von Microsoft 365 Tools
Wird im weiteren Prozess eine Bewerbung an einen Fachbereich weitergeleitet, so lassen sich verschiedenste Schnittstellen anbinden. Über die digitale Lösung können zum Beispiel in Team-Kanälen automatisiert Beiträge gepostet und Aufgaben in Microsoft ToDo erstellt werden. Die Möglichkeiten zur Integration weiterer Anwendungen sind hierbei breit gefächert und sollten sich nach den fachlichen Anforderungen der Mitarbeitenden richten.
Fazit: So unterstützt Sie die digitale Organisation in Ihren HR-Prozessen!
Zusammengefasst haben wir gesehen, wie der gesamte Prozess der Erarbeitung einer digitalen Lösung am Beispiel eines Bewerbermanagements ohne HR-Spezialsoftware aussehen würde. Einer der Kernpunkte ist, dass im Rahmen des Process Scopings möglichst vollständige Anforderungen erarbeitet werden. Im Endergebnis soll ein individueller Prototyp stehen, der für die Fachbereichsnutzer möglichst anschaulich alle Funktionen und Benutzeroberflächen darstellt. Auf Basis dieses Prototyps erfolgt eine konkrete technische Umsetzung, die sowohl umfangreich als auch mit einer Vielzahl von Systemen integriert sein kann.
Haben Sie zu diesen Themen Fragen, Anregungen oder benötigen Sie Unterstützung? Dann scheuen Sie sich nicht und kontaktieren Sie uns!
