Mit SAP SuccessFactors Employee Central Personalstammdaten managen

Employee Central als Kernstück Ihrer HR-Prozesse in der SAP Cloud

Mit SAP SuccessFactors Employee Central (EC) Personalstammdaten global und flexibel managen

Sie möchten alle HR-Stammdaten an einer Stelle administrieren? Relevante Personaldaten sollen nicht mehr mühsam zusammengesucht werden müssen? Sowohl das HR-Team als auch Führungskräfte und Belegschaft sollen einfach und von überall über die gleiche intuitive Oberfläche auf die gleichen Daten zugreifen – natürlich im Rahmen der Berechtigungen ihrer Rollen? Die gleichen Daten sollen über eine zentrale Quelle („Single Source of Truth“) auch andere HR-Prozesse, das Reporting und andere Bereiche wie das Controlling speisen? Und das alles global, mehrsprachig und unter Einhaltung von DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) bzw. GDPR (General Data Protection Regulation), lokaler Regelungen und anderer gesetzlicher Vorgaben?

Dann benötigen Sie das SAP HXM Modul SuccessFactors Employee Central.

SAP SuccessFactors Employee Central als HR-Stammdatenverwaltung

Was ist SAP SuccessFactors Employee Central?

In SuccessFactors Employee Central (EC) werden sämtliche Personalstammdaten sowie die Organisationsstruktur angelegt und gepflegt. Die Pflege und Suche von Daten, Workflows, Prüfungen und Reports bzw. Dashboards richtet sich dabei auf die jeweiligen Rollen wie Gehaltsabrechner, HR-Business Partner, Führungskraft und Mitarbeiter ebenso wie spezielle Rollen wie Betriebsrat oder Compliance-Beauftragter. Durch die Einbindung in die Organisationsstruktur bestimmen die Informationen in EC auch die Berechtigungen der User.

SAP SuccessFactors Employee Central ist der Dreh- und Angelpunkt Ihres Human Experience Management

Zudem versorgt EC auch andere Module von SAP SuccessFactors und Drittsysteme mit Daten. Beispielsweise greift das Recruiting-Modul auf die Planstellen und Daten von Prozessbeteiligten und internen Bewerbern zu und gibt andererseits Daten neu eingestellter Mitarbeiter an EC weiter. Das Mitarbeiterprofil in EC, angepasst an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens, kann Daten aus allen Modulen zusammenziehen. Anwender können prozess- und aufgabenorientiert arbeiten, ohne sich um Softwaremodule Gedanken machen zu müssen.

Die Basis von Employee Central umfasst:

  • Mitarbeiterdaten wie Organisationsdaten, Vertragsdaten, persönliche Daten, Vergütungsdaten und so weiter. Erweiterungen um Felder und ganze Datenmasken sind ohne Programmierung leicht umsetzbar
  • Arbeitshilfen wie Workflows, Genehmigungsübersichten, automatisiertes Füllen von Feldern und Plausibilitätsprüfungen
  • Self Service für Manager und Mitarbeitende (Manager Self Service MSS und Employee Self Service ESS) sind über alle Bereiche hinweg vorhanden und sehr benutzerfreundlich.
  • Reports und Dashboards
  • Stellenstruktur und Organisationsstruktur, die bei Bedarf auch aus verschiedenen Sichten betrachtet werden können, z.B. disziplinarisch, funktional, geografisch,…

Natürlich kann Employee Central auch mobil auf Smartphones genutzt werden, was insbesondere zu einem positiven Erlebnis der Mitarbeitenden beiträgt.

Abrunden können Sie die Lösung durch die Anbindung eines Dokumentenmanagement-Systems, z.B. von Aconso bzw. Peopledoc oder durch das Employee Central Service Center. Employee Central Service Center ist eine Lösung, die die typische Ticket-basierte Organisation eines HR Shared Service Centers unterstützt. Diese Lösungen sind allerdings nicht in der Subscriptionsgebühr von Employee Central enthalten.

Auch die Entgeltabrechnung braucht die Daten von SuccessFactors Employee Central

Beim gleichzeitigen Einsatz der SuccessFactors Employee Central Payroll, greifen Endanwender auch auf diese aus Employee Central heraus zu. Employee Central Payroll ist funktional mit der Entgeltabrechung im SAP HCM on-premise System identisch, wird aber in einem Cloud Data-Center betrieben und ist damit auch einfacher mit Employee Central zu integrieren als die on-premise Lösung, weil keine so genannte Middleware benötigt wird.

Aber auch die Entgeltabrechnung der SAP HCM on-premise Lösung kann über Standard-Integrationsszenarien der Business Technology Platform (BTP) von Employee Central gespeist werden. Die BTP, oder für einfache Fälle auch das so genannte Integration Center, können außerdem auch zur Anbindung von Drittsystemen oder externen Dienstleistern für die Entgeltabrechnung genutzt werden.

Einige EC-Highlights aus der Administration der Personalstammdaten

Hier sind einige spezielle Funktionsinhalte von SAP SuccessFactors Modul Employee Central beschrieben, die zusätzliche Mehrwerte liefern.

Apprentice Management (Auszubildendenverwaltung)

Diese Funktion unterstützt Sie bei den speziellen Aufgaben in der Verwaltung von Azubis oder Werkstudent*Innen“. Sie erlaubt Ihnen, Durchlaufpläne für Schule und innerbetriebliche Stationen zu erstellen und allen Beteiligten zugänglich zu machen. Außerdem erlaubt sie die Zuordnung der Auszubildenden zu den jeweiligen Ausbildern und Ausbildungsleitern.

Es bietet sich an, den Prozess mit weiteren Modulen zu unterstützen, insbesondere:

  • Onboarding, um die speziellen Prozesse bei der Einstellung und ggf. Übernahme von Auszubildenden zu unterstützen
  • Performance Management, um Stationsbeurteilungen zu erfassen und auszuwerten
  • Learning, um Lerninhalte zu dokumentieren und betriebsinternes Lernen zu organisieren.

Document Generation (Dokumentenerzeugung)

Briefe und andere Dokumente an oder für Mitarbeitende enthalten fast immer verschiedene Stammdaten, die Sie im HR-System vorhalten. Bisher mussten Sie diese manuell in die Vorlagen abtippen oder mühsam über eine Serienbrieffunktion importieren. Mit Employee Central erstellen und bearbeiten Sie Ihre Dokumentenvorlagen direkt in SuccessFactors und füllen sie dann automatisch mit Inhalten wie Name, Planstelle oder Bonusbetrag. Anschließend generieren Sie das Schreiben im Word- oder PDF-Format.

Contingent Workforce Management (Administration von Externen und Leiharbeitnehmern)

Contingent Workforce Management erlaubt Ihnen, auch Ihre externen Mitarbeiter im gleichen System zu verwalten. Dazu gehören z.B. Leiharbeitnehmer oder Freiberufler.

Employee Central stellt Ihnen dazu ein entsprechend zugeschnittenes Profil zur Verfügung, welches um nicht relevante Felder bereinigt ist, stattdessen aber zusätzlich spezielle Informationen für Externe enthält wie zum Beispiel die Agentur, eine Projektnummer oder einen Stundensatz.

Die Verwaltung von Mitarbeitern und Externen im gleichen System bringt einige Vorteile wie

  • Externe können bei Bedarf in Auswertungen aufgenommen werden
  • Führungskräfte haben ihre kompletten Teams im Blick
  • HR kann die Einhaltung von personalrechtlichen Vorschriften für Externe besser monitoren
  • Die Externen können bei Bedarf über die Integration auch an weiteren Prozessen teilnehmen wie z.B. Weiterbildung

Workflows

Möchten Sie Ihre administrativen Prozesse verschlanken und automatisieren? Wollen Sie gleichzeitig den Abstimmungsaufwand zwischen Mitarbeitenden, Vorgesetzten und HR Abteilung erheblich reduzieren? Mit der Workflow Funktion von Employee Central erhalten Sie die volle Leistungsfähigkeit eines automatisierten Freigabeprozesses. EC kann sämtliche Änderungen an den Mitarbeiter- und Unternehmensdaten steuern. Dabei ist die Erstellung von Workflows sehr zügig und ohne Programmierung möglich.

So kann z.B. eine Adressänderung direkt durch den Mitarbeiter erfolgen. Die Gehaltsänderung des Mitarbeiters wird durch den Vorgesetzten erfasst. Mittels eines Freigabeprozesses werden diese an den zuständigen Ansprechpartner zur Überprüfung und Genehmigung weitergeleitet. Sobald die Freigabe erfolgt ist, wird die Änderung automatisch umgesetzt.

Time Management (Zeitwirtschaft)

Employee Central stellt eine umfassende Lösung zur Abwesenheitsverwaltung mit effizienten Workflows zur Verfügung. Außerdem kann über das EC Time Sheet eine einfache Zeiterfassung und Zeitauswertung erfolgen, die sich oft gerade für kleinere Auslandsbüros anbietet.

Für komplexere Anforderungen in Zeiterfassung und Zeitauswertung steht das Modul SAP SuccessFactors Time Tracking zur Verfügung.

Service Center

Ihre Personalabteilung ist auch wegen oftmals gleichartigen Mitarbeiteranfragen, z.B. zur Übernahme von Resturlaub usw., stark gefordert? Dann sollten Sie Ihren HR Shared Service mit dem Employee Central Service Center organisieren. Sammeln Sie Antworten auf die häufigsten Fragen sowie verschiedenste Anleitungen und die wichtigsten Dokumente.

Tragen Sie diese in einer durchsuchbaren, kontextsensitiven Wissensdatenbank ein. In dieser Datenbank können Ihre Beschäftigten selbstständig nach den Antworten auf ihre Fragen suchen. Oder sie können über die Einstellung eines Tickets im System von Ihren HR-Profis Support anfordern.

Higher Duty or Temporary Assignment

Sie möchten einen Ihrer Mitarbeiter auf einer neuen Position erproben oder einen ungeplanten Ausfall kompensieren? Dann müssen Sie sich entscheiden. Welche Verantwortlichkeiten und Befugnisse soll der Mitarbeiter einhergehend mit der neuen Position erhalten. Sie müssen ggf. auch das Gehalt vorübergehend anpassen. Higher Duty or Temporary Assignment hilft Ihnen dabei, diesen Prozess unkompliziert umzusetzen. Sie können aus verschiedenen Berechtigungstypen wählen und die Gehaltsanpassung direkt im System hinterlegen.

Best Practice nutzen

SuccessFactors erfüllt vor allem durch EC alle Voraussetzungen, um vom bewährten SAP HCM in die Zukunft des HXM in der Cloud zu migrieren. Dafür stehen gerade in der Übergangsphase Best Practice für die Integration zwischen SAP HCM und SuccessFactors in Hybridszenarien zur Verfügung. Um SAP SuccessFactors unabhängig von SAP HCM mit stark standardisierten Prozessen möglichst schnell nutzen zu können, kann ebenfalls auf Best Practices Pakete zurückgegriffen werden. Sprechen Sie uns für ein entsprechendes Angebot an.

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