Aus Platz- und/oder Performancegründen sollten Daten, die aus Sicht der R/3-Anwendungen nicht mehr in der Datenbank benötigt werden, von dort entfernt werden. Da in Einzelfällen noch lesend auf Daten zugegriffen werden muss, müssen diese aus der Datenbank auf externe Speichermedien ausgelagert werden, so dass sie später wieder gelesen werden können.

Die SAP Datenarchivierung entfernt Daten konsistent aus der Datenbank, mit der Möglichkeit, später wieder lesend darauf zuzugreifen. Betriebswirtschaftlich bedeutsame Objekte wie Buchhaltungsbelege, Materialstammsätze etc. können selektiv aus der Datenbank entfernt werden.

• Gesetzliche Vorgaben: Bestimmte Daten müssen so archiviert werden, dass sie jederzeit ausgewertet werden können, z.B. durch die Finanzbehörden (je nach Gesetzgebung des Landes). Um den US-Steuerbehörden die Auswertung von archivierten Daten zu ermöglichen, hat SAP das Data Retention Tool (DART) entwickelt.
• Technische Anforderungen: Um zu gewährleisten, dass archivierte Daten nach einem längeren Zeitraum noch gelesen werden können, speichert die SAP Archivierung zusammen mit den eigentlichen Anwendungsdaten zusätzliche Informationen, wie mit welcher Hardware die Daten in das Archiv geschrieben wurden und welche Datenstruktur dabei verwendet wurde.
• Betriebswirtschaftliche Anforderungen: Es dürfen nur Datenobjekte ausgelagert werden, die im operativen Geschäftablauf nicht mehr benötigt werden, d.h. nur Datenobjekte zu abgeschlossenen Geschäftsprozessen (Sicherstellung durch eine Prüflogik). Auf Grund der hohen Integration der Anwendungen im R/3-System kann es in Abhängigkeit von den jeweiligen Geschäftsprozessen zu einer starken Vernetzung der Datenobjekte kommen. Es muss bei der Archivierung geprüft werden, ob die Auslagerung eines bestimmten Datenobjekts die Archivierung anderer Objekte voraussetzt bzw. ob andere Objekte mit archiviert werden müssen.

Mit der SAP Datenarchivierung werden Datenobjekte konsistent aus der Datenbank ausgelagert mit der Möglichkeit, später noch lesend innerhalb des R/3 auf die Daten zuzugreifen. Damit bleibt die Größe der Datenbank langfristig kontrollierbar. Dies ist ein entscheidendes Kriterium für Datensicherungs- und Hochverfügbarkeitskonzepte, die Datenbankadministration und das Antwortzeitverhalten/Performance des R/3-Systems.

Die SAP Datenarchivierung gewährleistet, dass nur Daten abgeschlossener Prozesse ausgelagert werden. Im R/3-System hinterlegte Prüfungen stellen sicher, dass ein Datenobjekt nur dann archiviert wird, wenn es bestimmte Kriterien erfüllt, z.B. wenn es eine vorgegebene Zeit in der Datenbank verbracht hat.

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